Effectief feedback geven: hoe doe je dat?
Een compliment geven lukt de meeste mensen wel. Maar zodra feedback nét iets kritischer wordt, vinden we het ineens lastig. We draaien om de boodschap heen, maken het kleiner dan het is of wachten nog even, omdat we bang zijn dat de ander het verkeerd opvat.
Dat is jammer, want goede feedback hoeft helemaal geen vervelend gesprek te zijn. Sterker nog, als je feedback op de juiste manier geeft, zorgt het juist voor meer duidelijkheid, meer vertrouwen en een betere samenwerking.
De vraag is alleen: hoe doe je dat? Hoe geef je feedback zonder dat het als kritiek voelt? En hoe zorg je ervoor dat de ander jouw boodschap niet alleen hoort, maar er ook echt iets mee doet?
Waarom feedback geven zo belangrijk is
Veel mensen denken bij feedback meteen aan iets negatiefs. Toch is dat maar een klein deel van het verhaal. Feedback gaat namelijk niet alleen over wat beter kan, maar ook over wat juist goed gaat.
Misschien heeft een collega een lastige klant ontzettend goed geholpen. Of zie je dat iemand de laatste weken veel initiatief neemt. Juist door dat uit te spreken, vergroot je de kans dat iemand dat gedrag blijft laten zien.
Ontwikkelpunten horen daar natuurlijk ook bij. Alleen bepaalt de manier waarop je die bespreekt vaak of iemand ervoor openstaat of direct in de verdediging schiet.
Hoe geef je feedback? Volg deze 4 stappen.
Feedback geven hoeft niet ingewikkeld te zijn. Veel leidinggevenden denken vooraf vooral na over wát ze willen zeggen, terwijl de manier waarop je een gesprek opbouwt vaak veel belangrijker is. Daarom leren wij leidinggevenden om een feedbackgesprek stap voor stap op te bouwen. Zo voorkom je dat feedback voelt als een aanval en vergroot je de kans dat de ander echt luistert.
Stap 1: Begin met wat je ziet.
Dus niet:
"Jij bent ongemotiveerd."
Maar bijvoorbeeld:
"Ik merk dat je de afgelopen week drie keer te laat bent gekomen."
Of:
"Ik hoorde dat je gisteren een vervelende opmerking maakte over een collega."
Door bij de feiten te blijven, begrijpt de ander precies waar jouw feedback over gaat.
Stap 2: Vertel wat dat met jou doet
Leg daarna uit waarom je het gesprek voert. Niet om iemand een schuldgevoel te geven, maar om inzicht te geven in het effect van bepaald gedrag.
Bijvoorbeeld:
"Ik merk dat collega's daardoor jouw werkzaamheden moeten overnemen."
Of:
"Ik krijg hierdoor het gevoel dat afspraken minder belangrijk worden."
Door bij jezelf te blijven, voelt feedback veel minder als een aanval.
Stap 3: Geef de ander de ruimte om te reageren
Goede feedback is geen monoloog. Nodig de ander uit om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen.
Vraag bijvoorbeeld:
"Kun jij je hierin vinden?"
"Hoe kijk jij daar zelf naar?"
"Hoe is dit voor jou?"
Vaak ontdek je dan dat er meer achter een situatie zit dan je vooraf dacht. Bovendien voelt de ander zich serieus genomen.
Stap 4: Kijk samen vooruit
Sluit het gesprek af met een concrete afspraak of een gezamenlijk ontwikkelpunt.
Niet:
"Laten we er maar op letten."
Maar bijvoorbeeld:
"Wat kunnen wij doen om dit op te lossen?"
Of:
"Wat spreken we af voor de volgende keer?"
Door samen vooruit te kijken, blijft feedback niet hangen bij wat er misging, maar werk je samen aan verbetering.
Veelgemaakte fouten bij feedback geven
Zelfs met de beste bedoelingen kan feedback verkeerd overkomen. Tijdens onze trainingen zien we een aantal fouten steeds terugkomen.
Je geeft feedback op de persoon
Er zit een groot verschil tussen:
"Jij bent slordig."
En:
"Ik zag dat deze bestelling niet compleet was."
In de eerste zin beoordeel je iemand als persoon. In de tweede zin benoem je gedrag dat bespreekbaar is.
Je wacht te lang
Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat kleine irritaties zich opstapelen. Daardoor wordt een gesprek vaak zwaarder dan nodig is.
Je stelt geen vragen
Veel leidinggevenden vertellen vooral wat zij vinden. Daardoor ontstaat al snel een discussie.
Door vragen te stellen, maak je van feedback een gesprek.
Je maakt geen duidelijke afspraak
Een gesprek eindigen met "Laten we er maar op letten" klinkt vriendelijk, maar is zelden duidelijk.
Spreek liever samen af wat de volgende stap is, zodat jullie allebei weten waar je aan toe bent.
Positieve feedback is minstens zo belangrijk
Bij feedback denken veel mensen meteen aan kritiek. Toch is positieve feedback minstens zo waardevol. Door uit te spreken wat iemand goed doet, vergroot je de kans dat dat gedrag zich herhaalt.
Misschien zie je dat een collega een lastige klant rustig te woord staat. Of dat iemand initiatief neemt zonder dat je erom hoeft te vragen.
Juist door dat te benoemen, laat je zien welk gedrag je graag terugziet.
Positieve feedback zorgt bovendien voor meer vertrouwen. Daardoor staan mensen vaak ook meer open voor ontwikkelpunten wanneer die wél aan bod komen.
Wil jij leren hoe je effectief feedback geeft?
Je kunt nog zoveel artikelen lezen over feedback geven, uiteindelijk leer je het pas echt door het te doen.
Tijdens onze training Communicatie voor Leidinggevenden oefenen we daarom met herkenbare situaties uit de praktijk. Je ervaart hoe jouw manier van communiceren invloed heeft op de reactie van de ander en ontdekt hoe kleine aanpassingen vaak een groot verschil maken.
Geen ingewikkelde theorie of managementtaal, maar praktische handvatten waar je de volgende werkdag direct iets aan hebt.
Benieuwd of deze training bij jou of jouw organisatie past? Bekijk onze training Communicatie voor Leidinggevenden of neem vrijblijvend contact met ons op.