Medewerkers aanspreken zonder gedoe
Iedere leidinggevende kent wel zo'n situatie.
Een collega die voor de derde keer deze week te laat binnenkomt. Iemand die tijdens de drukte nét wat minder hard lijkt te lopen dan de rest. Of een medewerker die steeds dezelfde fout maakt, terwijl je het al meerdere keren hebt uitgelegd.
Je ziet het gebeuren, maar toch stel je het gesprek nog even uit. Niet omdat je het niet belangrijk vindt, maar omdat je twijfelt hoe je het moet brengen. Je wilt iemand niet afbranden, de sfeer goed houden én tegelijkertijd duidelijk zijn.
Juist die combinatie maakt medewerkers aanspreken soms zo lastig.
Waarom medewerkers aanspreken zo lastig is
De meeste leidinggevenden weten prima wat prima dát ze een gesprek moeten voeren. Ze weten alleen niet hoe.
Het lastige is namelijk niet de boodschap, het is de manier waarop je die brengt.
Je wilt iemand niet kwetsen. Je bent bang dat de ander in de verdediging schiet of denkt: daar heb je hem weer.
Misschien hoop je zelfs dat het probleem vanzelf verdwijnt.
Alleen gebeurt dat bijna nooit.
Sterker nog, hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de irritatie oploopt. Niet alleen bij jou, maar ook bij andere collega's die zich afvragen waarom bepaald gedrag steeds wordt geaccepteerd.
En als je uiteindelijk tóch het gesprek aangaat, zit er vaak al veel frustratie onder. Dan wordt het lastig om nog rustig en duidelijk te blijven.
Hoe spreek je een medewerker aan op gedrag?
Er bestaat geen standaardzin die in iedere situatie werkt. Toch merken we tijdens onze trainingen dat een gesprek veel prettiger verloopt als je het rustig opbouwt.
Begin met wat je hebt gezien of gehoord.
Niet:
"Jij bent ongemotiveerd."
Maar bijvoorbeeld:
"Ik merk dat je deze week drie keer te laat bent gekomen."
Of:
"Ik hoorde dat je gisteren een vervelende opmerking maakte over een collega."
Je blijft bij de feiten. Niet bij aannames.
Vertel daarna waarom je het gesprek voert. Bijvoorbeeld:
"Daardoor moeten collega's jouw werk opvangen."
Of:
"Ik merk dat dit onrust geeft binnen het team."
Geef de ander vervolgens de ruimte om te reageren.
Vraag bijvoorbeeld:
Hoe kijk jij daar zelf naar?
Herken je wat ik zeg?
Kun jij je hierin vinden?
Sluit het gesprek af met een duidelijke afspraak. Niet: "Laten we er maar op letten." Maar: "Wat spreken we af voor de volgende keer?"
Een gesprek is pas echt afgerond als voor allebei duidelijk is wat de volgende stap is. Zeg bijvoorbeeld: "We spreken af dat je vanaf morgen om 08.00 uur aanwezig bent. Mocht dat een keer niet lukken, dan laat je het vooraf weten."
Merk je dat je het lastig vindt om feedback te geven? Op onze pagina over feedback geven lees je hoe je voorkomt dat iemand zich aangevallen voelt.
Drie fouten die we vaak zien
Tijdens onze trainingen horen we regelmatig: "Ik heb er al iets van gezegd, maar er veranderde niets."
Vaak ligt dat niet aan de medewerker, maar aan de manier waarop het gesprek is gevoerd.
Dit zijn drie fouten die we veel tegenkomen.
Je wacht te lang
Hoe langer je wacht, hoe groter het gesprek wordt.
Wat begon als een kleine ergernis, voelt na een paar weken als een groot probleem.
Je spreekt de persoon aan in plaats van het gedrag
Er zit een wereld van verschil tussen:
"Jij bent altijd zo slordig."
En:
"Ik zag dat deze bestelling niet compleet was."
In het eerste geval voelt iemand zich aangevallen. In het tweede geval praat je over iets wat je samen kunt oplossen.
Je sluit af zonder duidelijke afspraak
Een gesprek eindigen met "Laten we er maar op letten" klinkt vriendelijk, maar zorgt er vaak voor dat iedereen iets anders denkt te hebben afgesproken.
Wat als een medewerker boos reageert?
Misschien is dat wel de grootste reden waarom leidinggevenden gesprekken uitstellen.
Toch hoeft een boze reactie helemaal niet te betekenen dat het gesprek mislukt is.
Blijf rustig, luister eerst en stel vragen.
Vaak zit er achter een felle reactie iets anders dan je dacht. Misschien speelt er privé iets. Misschien voelt iemand zich overvallen. Of misschien had de ander helemaal niet door welk effect zijn gedrag had.
Door nieuwsgierig te blijven, voorkom je dat het gesprek verandert in een discussie.
Zie je op tegen dit soort gesprekken? Op onze pagina over moeilijke gesprekken voeren delen we praktische tips waarmee je ook in lastige situaties rustig en duidelijk blijft.
Medewerkers aanspreken kun je leren
Veel leidinggevenden zijn ooit doorgegroeid omdat ze goed waren in hun vak. Hoe je medewerkers aanspreekt, feedback geeft of een lastig gesprek voert, heeft bijna niemand ze ooit geleerd.
Misschien herken je jezelf in de voorbeelden op deze pagina. Dan ben je zeker niet de enige.
Tijdens onze training Communicatie voor Leidinggevenden oefen je met herkenbare situaties uit de praktijk. Geen ingewikkelde theorie, maar gesprekken die je morgen alweer kunt voeren.
Je leert onder andere hoe je:
medewerkers aanspreekt op gedrag;
feedback geeft die binnenkomt;
moeilijke gesprekken voert zonder gedoe;
duidelijk bent zonder bot over te komen;
zorgt voor meer rust en duidelijkheid binnen je team.
Na afloop ga je naar huis met praktische handvatten én het vertrouwen om dit soort gesprekken niet langer uit de weg te gaan.
Benieuwd of deze training bij jou of jouw organisatie past? Neem gerust contact met ons op of bekijk de training Communicatie voor Leidinggevenden.
