Moeilijke gesprekken voeren zonder gedoe
Een moeilijk gesprek voeren hoort bij leidinggeven. Toch vinden veel leidinggevenden dit één van de lastigste onderdelen van hun werk. Niet omdat ze niet weten dát ze iets moeten zeggen, maar omdat ze twijfelen over de manier waarop. Hoe spreek je iemand aan zonder de relatie te beschadigen? Hoe blijf je duidelijk zonder klap voor je kop te krijgen? En hoe voorkom je dat een gesprek uitloopt op een discussie?
Juist daarom worden lastige gesprekken regelmatig uitgesteld. Dat lijkt op dat moment misschien de makkelijkste keuze, maar in de praktijk gebeurt vaak het tegenovergestelde. Kleine irritaties groeien uit tot grotere ergernissen, collega's vullen zelf dingen in en de spanning loopt ongemerkt op. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het gesprek meestal wordt.
Het goede nieuws is dat het geen aangeboren talent is om moeilijke gesprekken te voeren. Met een goede voorbereiding en de juiste gesprekstechnieken kun je leren om dit soort gesprekken met meer rust en vertrouwen te voeren.
Bereid een moeilijk gesprek voor
Een goed gesprek begint al voordat je tegenover elkaar zit. Neem daarom even de tijd om na te denken over wat je precies wilt bespreken. Welk gedrag heb je gezien? Waarom wil je dit gesprek voeren? En wat wil je dat er na afloop anders is?
Probeer daarbij zo concreet mogelijk te zijn. Hoe beter je voorbereid bent, hoe kleiner de kans dat je tijdens het gesprek afdwaalt of je laat meeslepen door emoties. Schrijf desnoods een paar voorbeelden voor jezelf op. Dat helpt om tijdens het gesprek bij de feiten te blijven.
Begin bij feiten, niet je oordeel
Een gesprek loopt vaak vast wanneer iemand zich aangevallen voelt. Dat gebeurt sneller als je begint met een oordeel.
Er zit bijvoorbeeld een groot verschil tussen:
"Jij bent ongemotiveerd."
en:
"Ik merk dat je de afgelopen twee weken een paar keer later bent begonnen dan we hebben afgesproken."
In de eerste zin vertel je de ander hoe hij volgens jou is. In de tweede zin benoem je gedrag dat je hebt gezien. Dat gedrag is bespreekbaar en kan veranderd worden. De kans dat de ander naar je luistert, wordt daardoor veel groter.
Moet je iemand aanspreken op gedrag? Lees dan ook onze pagina over medewerkers aanspreken. Daar leggen we stap voor stap uit hoe je zo'n gesprek opbouwt.
Luister meer dan je praat
Veel leidinggevenden voelen tijdens een moeilijk gesprek de behoefte om hun punt zo goed mogelijk uit te leggen. Toch levert een gesprek vaak meer op als je eerst probeert te begrijpen hoe de ander de situatie ziet.
Daarom werken wij tijdens onze trainingen met de LSD-methode: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Door eerst goed te luisteren, daarna samen te vatten wat je hebt gehoord en pas daarna door te vragen, voorkom je dat je reageert op aannames of misverstanden.
Benieuwd hoe je deze techniek toepast? Op onze pagina over effectief communiceren leggen we de LSD-methode uitgebreid uit.
Rond het gesprek goed af
Een moeilijk gesprek is pas echt afgerond als voor allebei duidelijk is wat de volgende stap is. Toch zien we vaak dat gesprekken eindigen met een opmerking als: "Laten we er maar op letten."
Dat klinkt vriendelijk, maar niemand weet vervolgens wat er precies is afgesproken.
Sluit een gesprek daarom af met een concrete afspraak.
Bijvoorbeeld:
"We spreken af dat je voortaan vooraf laat weten als je later bent."
Of:
"We plannen over twee weken een kort gesprek om te kijken hoe het gaat."
Door duidelijke afspraken te maken, voorkom je dat je over een maand opnieuw hetzelfde gesprek moet voeren.
Niet ieder moeilijk gesprek vraagt dezelfde aanpak
Hoewel moeilijke gesprekken veel op elkaar lijken, hebben ze niet allemaal hetzelfde doel.
Soms wil je iemand helpen om zich verder te ontwikkelen. Dan draait het gesprek vooral om feedback geven.
Soms moet gedrag veranderen, omdat afspraken niet worden nagekomen of omdat een collega steeds hetzelfde gedrag laat zien. Dan vraagt het gesprek om een andere aanpak.
En soms moet je iemand slecht nieuws vertellen, bijvoorbeeld over een contract dat niet wordt verlengd of een reorganisatie. Ook dat vraagt om een zorgvuldige voorbereiding. Benieuwd hoe je een slechtnieuwsgesprek voert? Lees dan ons artikel slechtnieuwsgesprekken voeren.
Door vooraf na te denken over het doel van het gesprek, kies je makkelijker de juiste aanpak.
Veelgemaakte fouten tijdens moeilijke gesprekken
Een moeilijk gesprek hoeft niet perfect te verlopen. Toch zien we tijdens onze trainingen dat leidinggevenden vaak tegen dezelfde valkuilen aanlopen. Herken je jezelf in één of meer van onderstaande punten? Dan ben je zeker niet de enige.
Je wacht te lang. In de hoop dat het vanzelf overgaat, schuif je het gesprek voor je uit. Daardoor lopen irritaties vaak alleen maar verder op.
Je begint met een oordeel. Zinnen als "Jij bent ongemotiveerd" of "Jij luistert nooit" zorgen er vaak voor dat de ander direct in de verdediging schiet. Begin liever met wat je hebt gezien of gehoord.
Je doet aannames. Je denkt te weten waarom iemand bepaald gedrag laat zien, terwijl je het eigenlijk niet zeker weet. Door vragen te stellen in plaats van in te vullen, voorkom je veel misverstanden.
Je praat meer dan je luistert. Een moeilijk gesprek is geen monoloog. Door de ander de ruimte te geven om te reageren, krijg je vaak meer begrip voor de situatie en kom je samen sneller tot een oplossing.
Je maakt geen duidelijke afspraken. Een gesprek eindigen met "Laten we er maar op houden" klinkt vriendelijk, maar zorgt er vaak voor dat er niets verandert. Spreek daarom altijd af wat jullie vanaf nu van elkaar verwachten.
Veelgemaakte fouten tijdens moeilijke gesprekken
Je kunt veel lezen over communicatie, maar uiteindelijk leer je moeilijke gesprekken vooral door ze te voeren. Daarom staat tijdens onze Communicatie voor Leidinggevenden-training de praktijk centraal. Je oefent met herkenbare situaties uit de dagelijkse praktijk, krijgt eerlijke feedback en ontdekt hoe kleine veranderingen in jouw manier van communiceren vaak een groot verschil maken.
Na afloop weet je niet alleen beter wat je kunt zeggen, maar vooral hoe je een gesprek opbouwt, hoe je rustig blijft als emoties oplopen en hoe je ervoor zorgt dat een gesprek daadwerkelijk iets oplevert.